CÁC TRƯỜNG HỢP BỔ SUNG CÔNG

Các trường hợp thường gặp trong chấm công và Quy tắc bổ sung công tương ứng

Tài liệu hướng dẫn này đang được áp cho quy định về giờ làm việc tại NOVAON DIGITAL

  1.  Kỳ tính công/ Chu kỳ lương: từ ngày 29 tháng này đến ngày 28 tháng sau.
  2.  Ca làm việc: 8h00 sáng -17h30 chiều (từ thứ 2 đến thứ 6, và sáng thứ 7 tuần thứ 2 hàng tháng)/ nghỉ trưa một giờ đồng đồ.

(Các ví dụ và minh họa bên dưới được áp dụng cho ca làm việc 08:00- 17:30, các ca làm việc khác áp dụng tương tự)

Thiết lập chi tiết khung giờ ca làm việc:

Bắt đầu (Check in) Kết thúc (Check out) Công quy đổi Số phút tính công tối thiểu
08:00 10:00 0.25 60.00
10:00 12:00 0.25 60.00
13:00 15:15 0.25 60.00
15:15 17:30 0.25 60.00

Chú thích:

Ý nghĩa của cụm từ ‘Số phút tính công tối thiểu’

+ Số phút tính công tối thiểu Nghĩa trong một khung giờ tối thiểu phải đảm bảo làm việc 60 phút thì mới được tính 0,25 công cho khung giờ đó.

Hoặc hiểu là:  Số phút tính công tối thiểu = (Số phút checkout – Số phút checkin) ≥ 60 phút thì mới bắt đầu tính công

Nguyên tắc bổ sung công:

+ Thiếu công bổ sung công, thiếu phút bổ sung phút

+ Thời gian làm việc trong 1 khung giờ = (checkout- checkin) ≥ 60 phút, tính 0,25 công. Khi làm đủ 60 phút trở lên, nhưng không đảm bảo thời gian trọn vẹn cho khung giờ làm việc đó, thì nhân sự bị thiếu số phút và phải tiến hành bổ sung số phút thiếu.

+ Thời gian làm việc = (checkout- checkin) < 60 phút, không được tính 0,25 công dẫn đến thiếu công, tiến hành bổ sung công

+ Ví dụ làm rõ về ‘Số phút tính công tối thiểu’

STT Câu hỏi Trả lời Giải thích
1 Nhân sự A checkin lúc 09:01 và checkout lúc 17:30. Trường hợp này nhân sự được tính công thế nào, bổ sung công ra sao? Nếu nhân sự tiến hành xin đi muộn 30 phút để đủ số phút tính công tối thiểu là 60 phút và được tính công cho khung làm việc đấy, thì có được chấp nhận không?   + Nhân sự sẽ được tính 0,75 công cho ngày làm việc
+Nhân sự tiến hành bổ sung công thiếu theo đề nghị ‘bổ sung công’ và điền đầy đủ lý do  
+ Theo nguyên tắc bổ sung công, trong khung giờ (08:00- 10:00), nhân sự không đảm bảo số phút tối thiểu tính công (60 phút), nhân sự không được tính công, thiếu công, nhân sự tiến hành bổ sung công.
+ Nếu nhân sự tiến hành bổ sung số phút bằng đề nghị xin đi muộn 30 phút là sai nguyên tắc, không được chấp nhận.  
2 Nhân sự A checkin lúc 08:00 và checkout lúc 15: 50. Trường hợp này nhân sự được tính công thế nào, bổ sung công ra sao? Nếu nhân sự tiến hành xin đi muộn 30 phút để đủ số phút tính công tối thiểu là 60 phút và được tính công cho khung làm việc đấy, thì có được chấp nhận không?   Tương tự như trường hợp phía trên:
+ Nhân sự được tính 0,75 công cho ngày làm việc
+ Tiến hành bổ sung công thiếu bằng đề nghị ‘bổ sung công’ và điền đầy đủ lý do  
+ Theo nguyên tắc bổ sung công, trong khung giờ (15- 17:30), nhân sự không đảm bảo số phút tối thiểu tính công (60 phút), nhân sự không được tính công, thiếu công, nhân sự tiến hành bổ sung công. + Nếu nhân sự tiến hành bổ sung số phút bằng đề nghị xin về sớm 30 phút là sai nguyên tắc, không được chấp nhận.  
3 Nhân sự A checkin lúc 08:00, do có việc đột xuất nên xin phép về, checkout lúc 08:59, trong trường hợp này nhân sự A có được tính công làm việc không?   Nhân sự A không được tính công cho thời gian làm việc đó.   + Thời gian làm việc của nhân sự A (08:00- 08:59, 59 phút) < Số phút tính công tối thiểu quy định (60 phút) => Nhân sự không được tính công làm việc.
4 Nếu nhân sự A checkin lúc 8:00 do có việc đột xuất nên xin phép về, checkout lúc 8:59. Như vậy nhân viên này không được tính công. Nhân viên không bổ sung công mà nhân viên bổ sung về sớm 30 phút thì có được chấp nhận không?   + Không chấp nhận.
+ Nhân sự phải tiến hành bổ sung công, theo đề nghị ‘bổ sung công’ và điều đẩy đủ lý do.  
+ Theo nguyên tắc bổ sung công có nêu ở trên => Trong trường hợp này nhân sự làm việc chưa đủ 60 phút, nên không được tính công, thiếu công, nhân sự phải tiến hành bổ sung công với đề nghị ‘bổ sung công’ và điền đẩy đủ lý do. + Nhân sự tiến hành bổ sung công theo lệnh xin về sớm 30 phút là không được chấp nhận, vì theo nguyên tắc nhân sự đang thiếu công thì phải tiến hành bổ sung công.
5 Nhân sự A check in lúc 08:00, do có việc đột xuất nên xin phép về, check out lúc 09:00, trong trường hợp này nhân sự A có được tính công làm việc không? Nhân sự A được tính 0,25 công và tiến hành bổ sung số phút thiếu cho khung giờ làm việc ( 08:00-10:00). Thời gian làm việc của nhân sự A (08:00- 09:00, 60 phút)= Số phút tính công tối thiểu quy định (60 phút) => Nhân sự được tính 0,25 công
  • Các trường hợp thường gặp khi chấm công và quy tắc bổ sung công

Sau đây là một số ví dụ cho những trường hợp thường gặp khi chấm công, cách tính công và quy tắc bổ sung công

STT Quy định Novaon Câu hỏi Trả lời Giải thích
1. Lấy dấu vân tay muộn trong buổi đầu Onboard Nhân sự trong buổi đầu Onboard tiến hành lấy dấu vân tay và làm bổ sung công nếu lấy dấu vân tay muộn. Nhân sự A trong buổi đầu Onboard, do lấy dấu vân tay muộn, nhân sự checkin lúc 13:30, và checkout lúc 17:30. Vậy nhân sự trong trường hợp này thì bổ sung công thế nào là đúng? Nếu nhân sự tiến hành bổ sung công với đề nghị ‘ bổ sung công’ và lý do ‘ lấy dấu vân tay muộn’, vậy cách bổ sung công này được chấp nhận không? + Nhân sự tiến hành bổ sung số phút còn thiếu theo đề nghị ‘ Đi muộn’ và lý do ‘ lấy dấu vân tay muộn’. + Theo khung giờ tính công của Novaon, nhân sự checkin 13:30 và checkout lúc 17:30, nhân sự được tính 0,5 công. Nhưng do lấy dấu vân tay muộn, nên bị muộn hơn so với giờ làm việc bình thường (13:00- 17:30) là 30 phút. Trường hợp này nhân sự đủ công nhưng thiếu phút, do vậy tiến hành bổ sung số phút thiếu. Theo đề nghị ‘đi muộn’ và lý do ‘lấy dấu vân tay muộn’
+ Nếu nhân sự tiến hành đề nghị ‘bổ sung công’ là sai nguyên tắc. Do số công trong khung giờ chiều đã đủ. Chỉ còn thiếu số phút làm việc cho khung giờ theo quy định. (13:00- 17:30)
  Trong buổi đầu Onboard, do trục trặc máy chấm công nên nhân sự lấy dấu vân tay muộn, tiến hành bổ sung công trên hệ thống Nhân sự A trong buổi đầu Onboard, bạn làm việc từ 13:00- 17:30, do trục trặc máy chấm công, nên nhân sự checkin lúc  15:27 và checkout lúc 17:30. Vậy nhân sự  phải tiến hành bổ sung công như thế nào là đúng ? + Nhân sự phải thực hiện 2 lệnh bổ sung công
+ Lệnh 1: Bổ sung công thiếu cho khung giờ 13:00 – 15:15
+ Lệnh 2: Bổ sung phút thiếu cho khung giờ 15:15- 17:30/ số phút 12 phút
Lệnh 1: Bổ sung công thiếu
+ Trong khung giờ làm việc từ 13:00- 15:15, máy chấm công hỏng=> không checkin lúc 13:00 được. Vì vậy không hiển thị công trong thời gian làm việc này. Theo quy tắc bổ sung công, thiếu công, phải bổ sung công. Nhân sự tiến hành bổ sung công theo đề nghị bổ sung công và lý do lấy dấu vân tay muộn.
Lệnh 2: Bổ sung phút thiếu
+Trong khung giờ làm việc từ 15:15=17:30; Nhân sự checkin 15:27, checkout 17:30, Số phút làm việc (1h57 phút)> Số phút tính công tối thiểu (60 phút) => Nhân sự được tính 0,25 công cho khung giờ 15:15-17:30. Nhưng nhân sự thiếu số phút do checkin muộn mất 12 phút so với giờ bắt đầu của khung giờ. Theo quy tắc bổ sung công, thiếu phút phải bổ sung phút   Nhân sự tiến hành bổ sung số phút còn thiếu theo đề nghị xin đi muộn, số phút 12 phút và lý do lấy dấu vân tay muộn.
2. Đi muộn/ về sớm   Nhân sự được hỗ trợ tối đa 20 phút đi muộn/về sớm)   Tổng số phút đi muộn/về sớm của Nhân sự A trong tháng là 18 phút. Nhân sự có bị phạt không? Không bị phạt và không cần tiến hành bổ sung. Tổng số phút đi  muộn/ về sớm (18 phút) < Số phút được hỗ trợ đi muộn/ về sớm (20 phút) => Nhân sự không bị phạt.
    Tổng số phút đi muộn/ về sớm của nhân sự A trong tháng là 31 phút. Nhân sự có bị phạt không? Nếu phạt thì phạt bao nhiêu? Bị phạt do vượt quá số phút hỗ trợ đi muộn /về sớm . + Tổng số phút đi muộn/ về sớm (31 phút) > Số phút được hỗ trợ đi muộn/về sớm (20 phút) => Nhân sự bị phạt
+ Nhân sự được hỗ trợ 10 phút đi muộn về sớm, phút thứ 11 bắt đầu tính phạt.
+ Cụ thể trường hợp này bị phạt 21 nghìn đồng
    Nếu nhân sự A checkin lúc 8:00 do có việc đột xuất nên xin phép về, checkout lúc 8:59. Như vậy nhân viên này không được tính công. Nhân viên không bổ sung công mà nhân viên bổ sung về sớm 30 phút thì có được chấp nhận không?   Không chấp nhận. Nhân sự phải tiến hành bổ sung công, theo đề nghị ‘ bổ sung công’ và lý do ‘ theo lý lo nhân sự’ Nguyên tắc:
+Thiếu công bổ sung công, thiếu phút bổ sung phút
+Thời gian làm việc trong 1 khung giờ = (checkout- checkin) ≥ 60 phút, tính 0,25 công; nhưng thiếu phút và tiến hành bổ sung số phút thiếu
+ Thời gian làm việc = (checkout- checkin) < 60 phút, không được tính 0,25 công, thiếu công, tiến hành bổ sung công.
=> Trường hợp bổ sung phút để đủ thời gian tính công là sai nguyên tắc, không được chấp nhận.  
  Nhân sự có thể xin phép đi muộn/về sớm nếu có lý do hợp lý. Tối đa không quá 30 phút/ lần và 2 lần/ tháng Nhân sự A lần đầu trong tháng xin đi muộn/ về sớm 30 phút. Trường hợp này nhân sự có bị phạt không? Và bổ sung công thế nào? Nhân sự không bị phạt và tiến hành bổ sung công theo loại đề nghị đi muộn/về sớm thời gian 30 phút Số phút đi muộn/ về sớm nằm trong quy định được phép của Novaon
    Nhân sự A lần thứ 3 trong tháng xin đi muộn/ về sớm 30 phút. Trường hợp này có bị phạt không? Và bổ sung công thế nào? Nhân sự bị phạt. + Do số lần đi muộn/ về sớm đã vượt quá 2 lần được phép. Nên nhân sự sẽ bị phạt do đi muộn 30 phút
+ Số phút tính phạt như sau:
TH1: Nếu nhân sự còn số phút được hỗ trợ 20 phút, thì số phút phạt sẽ là 20 phút, do 10 phút đầu được hỗ trợ. Tiền phạt là 20k
TH2: Nhân sự không còn số phút được hỗ trợ là 20 phút, thì phút phạt sẽ là 30 phút. Tiền phạt sẽ là 30k
3. Quên chấm công Nhân sự được phép Quên chấm công tối đa 3 lần/ tháng. Lần thứ 4 HR mặc định không duyệt đề nghị đó. Nhân sự A quên chấm công đến, có chấm công về (giờ làm việc từ 08:00 -17:30, 17:30 có chấm công). Nhân sự có được tính công không? Và bổ sung công như thế nào? + Nhân sự được tính công nếu tiến hành bổ sung công trong thời gian quy định. Và số lần quên chấm công không quá 3 lần.
+ Nhân sự tiến hành bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’ và lý do ‘quên chấm công’ thời gian từ 08:00-17:30
+ Nếu nhân sự quên chấm công đến nhưng có chấm công về, thì hệ thống sẽ không tính công làm việc nếu không bổ sung công trong thời gian cho phép.
+ Thời gian bổ sung công theo ca làm việc. Ví dụ: Ca làm việc 08:00- 17:30, bổ sung công từ 08:00- 17:30.
    Có chấm công đến và quên chấm công về (giờ làm việc từ 08:00- 17:30, 08:00 có chấm công) + Nhân sự được tính công nếu tiến hành bổ sung công trong thời gian quy định. Và số lần quên chấm công không quá 3 lần.
+ Nhân sự tiến hành bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’ và lý do ‘quên chấm công’ thời gian từ 08:00-17:30
 
4. Ra ngoài gặp khách   Trường hợp nhân sự đang trong thời gian làm việc, có hẹn ra ngoài gặp khách hàng. Nhân sự tiến hành ghi đầy đủ thông tin (tên khách, công ty và nội dung gặp). Nhân sự A có buổi gặp khách hàng vào thời gian 09:00- 10:00, và sau đó quay trở lại tiếp tục công việc. Vậy nhân sự có cần tiến hành bổ sung công không? + Không cần tiến hành bổ sung công + Check out hết giờ làm việc bình thường Nhân sự A chỉ cần xin phép quản lý ra ngoài gặp Khách hàng trong thời gian quy định và khai báo các thông tin rõ ràng về khách hàng. Được sự cho phép của quản lý. Nhân sự không cần phải bổ sung công
    Nhân sự A có buổi gặp khách hàng vào lúc 15h30 phút và không quay trở lại công ty. Trường hợp này nhân sự A nên làm thế nào? Và bổ sung công ra sao? +Check out ngay khi ra ngoài + Tiến hành bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’, lý do ‘gặp khách hàng’ và thời gian ‘15:00- 17:30’ ( ca làm việc ví dụ: 08:00- 17:30) + Khi nhân sự check out khi ra ngoài, MCC tự hiểu, nhân sự đã kết thúc giờ làm việc, công được tính trong buổi làm việc là từ 08:00- 15:30, vì vậy để bổ sung công nhân sự tiến hành bổ sung từ khung giờ 15:30- 17:30.
5. Nghỉ phép + Mỗi nhân sự khi kí hợp đồng chính thức sẽ được nghỉ phép hưởng nguyên lương 1 ngày/ tháng. + Nếu nhân sự ký hợp đồng chính thức từ ngày 16 trở đi, ngày phép được tính từ tháng sau, nếu ký hợp đồng chính thức từ ngày 15 trở về trước, ngày phép được tính từ tháng ký hợp đồng chính thức   Nhân sự đang thử việc xin nghỉ 1 ngày thì có được tính là nghỉ phép không? Và tiến hành bổ sung công thế nào? + Không được tính là nghỉ phép
+ Tiến hành bổ sung công theo đề nghị ‘Nghỉ không lương’ và điền đầy đủ lý do  
Do chưa ký hợp đồng chính thức nên nhân sự không có ngày nghỉ phép trong tháng. Tất cả các ngày nghỉ đều là nghỉ không lương và  tiến hành bổ sung công
    Nhân sự chính thức của công ty xin nghỉ phép thì tiến hành bổ sung công thế nào? Nhân sự xin nghỉ phép bình thường và tiến hành bổ sung công theo đề nghị ‘ nghỉ phép’ và điền đầy đủ lý do + Nhân sự khi ký hợp đồng chính thức được phép nghỉ 1 ngày/ tháng
+ Nghỉ phép 1-2 ngày do Quản lý trực tiếp phê duyệt. Nghỉ từ 3 ngày trở lên, do Giám đốc bộ phận phê duyệt, trường hợp không có Giám đốc bộ phận, BOD phê duyệt.
6. Bổ sung công làm thêm Nhân viên làm thêm giờ sẽ tiến hành bổ sung công làm thêm Nhân sự A làm thêm chiều ngày thứ 7 của tuần làm việc. Nhân sự phải tiến hành bổ sung công như thế nào cho đúng? Nhân sự tiến hành bổ sung công làm theo theo đề nghị ‘ bổ sung công làm thêm’ và điền đầy đủ lý do  

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back To Top