Các trường hợp thường gặp trong chấm công và Quy tắc bổ sung công tương ứng
Tài liệu hướng dẫn này đang được áp cho quy định về giờ làm việc tại NOVAON DIGITAL
- Kỳ tính công/ chu kỳ lương: từ ngày 29 tháng này đến ngày 28 tháng sau.
- Ca làm việc: 8h00 sáng -17h30 chiều (từ thứ 2 đến thứ 6, và sáng thứ 7 tuần thứ 2 hàng tháng)/ nghỉ trưa một giờ đồng đồ.
Thiết lập chi tiết khung giờ ca làm việc:
| Bắt đầu (Check in) | Kết thúc (Check out) | Công quy đổi | Số phút tính công tối thiểu |
| 08:00 | 10:00 | 0.25 | 60.00 |
| 10:00 | 12:00 | 0.25 | 60.00 |
| 13:00 | 15:00 | 0.25 | 60.00 |
| 15:00 | 17:30 | 0.25 | 60.00 |
Chú thích:
+Thời gian tính từ check in đến check out là 60 phút sẽ là thời gian tối thiểu được tính công (< 60 phút, nhân sự không được tính công; ≥ 60 phút, nhân sự được tính 0,25 công và tiến hành bổ sung công cho số phút thiếu)
+ Ví dụ 1: Nhân sự A check in lúc 08:00, nhưng do có việc đột xuất phải về và không quay lại làm việc tiếp vào ngày hôm đó.
Trường hợp 1: Nhân sự A tiến hành check out vào 08:59, do thời gian làm việc (= 59 phút), nhỏ hơn số phút tính công tối thiểu theo quy định (=60 phút), nhân sự không được tính công cho 59 phút làm việc đấy.
Trường hợp 2: Nhân sự A tiến hành check out vào lúc 09:00, khi thời gian làm việc (=60 phút), bằng với số phút tính công tối thiểu theo quy định (=60 phút), nhân sự A chắc chắn được tính 0.25 công cho buổi làm việc hôm đấy. Nhưng nhân sự A phải tiến hành bổ sung công sau đó, với loại đề nghị là ‘bổ sung công’ và điền đầy đủ lý do, khung giờ ‘từ khi check out đến hết giờ làm việc’. Và kết quả là nhân sự sẽ được tính 0.25 công cho buổi làm việc hôm đấy, nhưng số phút bổ sung sẽ quy sang phạt nếu vượt quá số phút cho phép được đi muộn/ về sớm
+ Ví dụ 2: Nhân sự B xin phép đến muộn do có việc cá nhân, và check in 09:15 và làm việc đến hết giờ (check out 17:30).
Theo bảng chi tiết khung giờ ca làm việc bên trên, khung giờ từ 08:30-10:00, công quy đổi 0.25 công/ phút tính công tối thiểu là 60 phút. Vậy hiện nhân sự B làm việc từ 09:15-10:00, số phút làm việc (= 45 phút) nhỏ hơn số phút tính công tối thiểu quy định (= 60 phút), nhân sự B sẽ không được tính 0,25 công cho khung làm việc này. Và check out vào 17:30, công làm việc trong ngày của nhân sự B là :0.75 công cùng với đó nhân sự tiến hành bổ sung công đi muộn.
3. Các trường hợp thường gặp khi chấm công và quy tắc bổ sung công
a. Đi muộn/ về sớm
+ Đi muộn/ về sớm ≤ 20 phút/ tháng: nhân sự được hỗ trợ tối đa 20 phút đi muộn/về sớm (trong thời gian này nhân sự có thể không cần tiến hành bổ sung công)
+ Đi muộn/về sớm > 20 phút/ tháng: nhân sự được hỗ trợ 10 phút đi muộn về sớm, phút thứ 11 bắt đầu tính phạt.
(Nhân sự được hỗ trợ thời gian đi muộn/ về sớm từ 10-20 phút/tháng)
+ Đi muộn/về sớm 30 phút/ tháng:
Đi muộn 30 phút: bổ sung theo loại đề nghị đi muộn/ thời gian 30 phút
Về sớm 30 phút: bổ sung theo loại đề nghị về sớm/ thời gian là 30 phút.
(Nhân sự có thể xin phép đi muộn/ về sớm nếu có lý do hợp lý. Tối đa không quá 30 phút/ lần và 2 lần/ tháng)
b. Quên chấm công
Nhân sự quên chấm công (có chấm công đến, quên chấm công về hoặc quên chấm công đến và có chấm công về, nếu không tiến hành bổ sung công trong thời gian cho phép thì công được tính ngày làm việc đó bằng 0)
+ Quên chấm công đến, có chấm công về (giờ làm việc từ 08:00 -17:30, 17:30 có chấm công): nhân sự tiến hành bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’ và lý do ‘quên chấm công’ thời gian từ 08:00-17:30
+ Tương tự với trường hợp: Có chấm công đến và quên chấm công về (giờ làm việc từ 08:00- 17:30, 08:00 có chấm công): nhân sự tiến hành bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’ và lý do ‘quên chấm công’ thời gian từ 08:00-17:30
Lưu ý: Nhân sự được phép Quên chấm công tối đa 3 lần/ tháng. Lần thứ 4 HR mặc định không duyệt đề nghị đó.
d. Ra ngoài gặp khách hàng
Trường hợp nhân sự đang trong thời gian làm việc, có hẹn ra ngoài gặp khách hàng. Nhân sự tiến hành ghi đầy đủ thông tin (tên khách, công ty và nội dung gặp).
+ Gặp khách hàng và quay trở về công ty trong giờ làm việc: Nhân sự xin phép quản lý trực tiếp với lý do gặp khách hàng. Tiến hành check out khi hết giờ làm việc như bình thường
+ Gặp khách hàng và dự định không trở về công ty: Nhân sự tiến hành check out khi ra khỏi công ty và bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’ và lý do ‘gặp khách hàng’, thời gian ‘từ lúc check out đến hết giờ làm việc buổi làm việc đấy’
Ví dụ: Nhân sự A vào thứ 2, có buổi hẹn gặp với khách hàng vào khoảng thời gian từ 15:00- 17:30
+ Trường hợp 1: Nhân sự A xin phép quản lý để đi gặp khách hàng, quản lý duyệt. Nhân sự A tiến hành cuộc gặp và quay trở lại check out khi xong việc lúc 17:30
+ Trường hợp 2: Nhân sự A ra ngoài gặp khách hàng, nhân sự check out lúc 15:00, sau đó tiến hành bổ sung công với loại đề nghị ‘bổ sung công’, lý do ‘gặp khách hàng’ và thời gian ‘15:00- 17:30’
e. Nghỉ phép
Nhân sự tiến hành nghỉ phép theo đúng quy định và tiến hành bổ sung công trên HRM
Chọn loại đề nghị ‘Nghỉ phép’, màn hình hiện ra các trường thông tin cần điền (ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian, chọn lý do), nhân sự điền đẩy đủ thông tin và gửi duyệt.
f. Bổ sung công làm thêm, Nghỉ không lương
Tương tự, nhân sự chọn loại đề nghị ‘Bổ sung công làm thêm’/ ‘Nghỉ không lương’ và điền đầy đủ các thông tin trước khi gửi duyệt.
Mọi thắc mắc xin liên hệ Hotline 099 515 8686 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: support.onpeople@novaon.asia để được tư vấn và giải đáp.
Chúc quý khách thành công!
